Załącznik do zarządzenia nr 7 /2015 Rektora ChAT

z dnia 30 kwietnia 2015 r. w sprawie wprowadzenia

regulaminu prowadzenia dokumentacji przebiegu

studiów w systemie USOS w ChAT

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Regulamin określa obowiązki związane z prowadzeniem dokumentacji przebiegu studiów

w Uniwersyteckim Systemie Obsługi Studiów i aplikacji USOSweb, zwanych dalej USOS,

w Chrześcijańskiej Akademii Teologicznej w Warszawie (ChAT)

 

 

Rektor i dziekan Wydziału w ramach swoich właściwości mają prawo korygować wszystkie

określone w niniejszym regulaminie czynności pracowników ChAT, w tym i osób

prowadzących zajęcia dydaktyczne oraz działać w zakresie tych czynności w ich miejsce.

 

 

 

Obowiązkiem osób prowadzących zajęcia dydaktyczne w ChAT, w tym doktorantów oraz

osób prowadzących zajęcia na podstawie umów cywilno-prawnych (osoby prowadzące

zajęcia) jest:

1) posiadanie aktywnego konta w systemie USOS umożliwiającego dostęp do aplikacji

USOS;

2) przesłanie w terminie 30 dni od rozpoczęcia semestru sylabusu przedmiotu na adres

właściwy dla danej jednostki prowadzącej (Wydział Pedagogiczny: sylabusywp@chat.edu.pl;

Wydział Teologiczny: sylabusywt@chat.edu.pl; sylabusy fakultetów prowadzonych dla

pedagogów przesyła się na adres sylabusywp@chat.edu.pl) wpisując w temacie swoje

nazwisko; w przypadku zmiany treści lub formy realizacji przedmiotu osoby prowadzące

zajęcia dydaktyczne zobowiązane są przesłać na ww. adres zmodyfikowany program

przedmiotu nie później niż 7 dni po rozpoczęciu semestru;

3) weryfikowanie, przed rozpoczęciem egzaminu lub zaliczenia przedmiotu, prawa studenta

do przystąpienia do tego egzaminu lub zaliczenia.

4) przeprowadzanie zajęć, egzaminu lub zaliczenia zajęć zgodnie z kryteriami oceniania

wymienionymi w sylabusie przedmiotu;

5) wprowadzanie ocen z egzaminów i zaliczeń do USOS w terminach, o których mowa w

obowiązujących przepisach, a w przypadku, gdy studenta obowiązuje posiadanie indeksu i

karty okresowych osiągnięć, także wpisanie ich do indeksu i karty okresowych osiągnięć;

6) sporządzanie protokołów zaliczeń i egzaminów w formie raportów z USOS, podpisywanie

i dostarczanie ich do dziekanatu w terminie 14 dni po zakończeniu zajęć dydaktycznych –

protokoły zaliczeniowe, 14 dni od daty zamknięcia protokołów – protokoły

egzaminacyjne;

7) przechowywanie pisemnych prac egzaminacyjnych studentów przez okres 3 lat.

 

 

1. Wprowadzanie ocen do USOS przez osobę prowadzącą zajęcia jest równoznaczne z ich

ogłoszeniem studentowi.

2. Oceny z egzaminu pisemnego egzaminator wprowadza do USOS bez zbędnej zwłoki,

najpóźniej w 7 dniu od dnia przeprowadzenia egzaminu pisemnego.

3. Oceny z egzaminu ustnego egzaminator wprowadza do USOS bez zbędnej zwłoki,

najpóźniej w 7 dniu od dnia przeprowadzenia egzaminu ustnego.

4. Nauczyciel akademicki, w sytuacji niezgodności uzyskanej oceny z oceną wpisaną do

systemu USOS, ma obowiązek niezwłocznego wyjaśnienia tego zdarzenia.

5. W przypadku konieczności uzupełnienia brakujących ocen lub poprawienia ocen już

wpisanych do systemu, po automatycznym bądź ręcznym zatwierdzeniu protokołu, osoba

prowadząca zajęcia dokonuje stosownych korekt poprzez odręczne dopisanie lub

skorygowanie oceny na już wydrukowanym protokole. Przy każdej naniesionej korekcie

czy uzupełnieniu osoba egzaminująca lub zaliczająca wpisuje datę wykonanej czynności i

składa podpis. Na podstawie skorygowanego przez osobę prowadzącą zajęcia dokumentu

pracownik właściwego dziekanatu dokonuje wpisu oceny do systemu USOS.

6. Protokoły zaliczeń i egzaminów są zatwierdzane przez osobę właściwą dla danego

przedmiotu do 4 dnia po zakończeniu sesji egzaminacyjnej. Do protokołów egzaminów z

sesji poprawkowej zapis stosuje się odpowiednio. Po tym terminie protokoły są

zatwierdzane automatycznie.

7. Odblokowanie protokołu może nastąpić na prośbę osoby prowadzącej zajęcia.

8. W razie niedotrzymania terminów wpisu ocen do systemu USOS przez osobę prowadzącą

zajęcia lub niedostarczenia protokołów zaliczenia do dziekanatu w obowiązujących

terminach, dziekan wydaje polecenie niezwłocznego dopełnienia tego obowiązku, lecz nie

później niż w ciągu 7 dni.

 

 

 

Każdy student, doktorant i słuchacz ChAT jest zobowiązany do:

1) aktywowania indywidualnego konta na serwerze ChAT, umożliwiającego dostęp do

USOS;

2) niezwłocznego zgłaszania w dziekanacie zmian w danych osobowych, kontaktowych i

błędów w dokumentacji przebiegu studiów;

3) rejestrowania się na zajęcia w USOS, jeżeli taka forma zapisu na zajęcia obowiązuje;

4) zapoznawania się z obowiązującymi warunkami zaliczeń określonymi w sylabusie

przedmiotu;

5) sprawdzania poprawności wykazu obowiązujących przedmiotów w zależności od cyklu

dydaktycznego, na który student jest zapisany;

6) okazywania na egzaminie lub przy zaliczeniu dowodu tożsamości lub indeksu;

7) regularnego sprawdzania uzyskanych ocen na swoim koncie w USOS;

8) zgłaszania u osoby prowadzącej zajęcia pisemnej elektronicznej reklamacji (e-mail)

odnośnie uzyskanej oceny w USOS (lub jej braku), bezpośrednio po stwierdzeniu

występujących niezgodności. W przypadku niezgodności danych w protokole

elektronicznym, karcie okresowych osiągnięć studenta i indeksie dziekanat przyjmuje jako

prawidłowe, dane zawarte w protokole;

9) uzyskiwania wpisów w indeksie i karcie okresowych osiągnięć, jeśli są wymagane;

10) niezwłoczne zgłaszanie w dziekanacie braków lub błędów w dokumentacji przebiegu

studiów;

11) postanowienie § 7 stosuje się odpowiednio.

 

 

Student, doktorant lub słuchacz, który po terminie zgłosi się na zaliczenie lub egzamin może

przystąpić do zaliczenia lub egzaminu okazując pisemną zgodę dziekana. Zaliczenie uzyskane

bez wcześniejszej zgody dziekana, a także egzamin zdany bez takiej zgody, nie będą

uznawane.

 

 

W przypadku, gdy student, doktorant lub słuchacz składa w dziekanacie indeks zawierający

wymagane wpisy, kolejność tych wpisów ma odzwierciedlać listę przedmiotów w porządku

alfabetycznym, zgodnie z ewidencją w USOS. Zaliczenie w rozumieniu regulaminu studiów

następuje po zaistnieniu zgodności między wpisami w indeksie i w USOS.

 

 

 

1. Pracownicy dziekanatu mają obowiązek:

1) uzupełniać słownik przedmiotów o przedmioty prowadzone w danym cyklu

dydaktycznym wraz z dokonaniem wszelkich korekt, uzupełnień i poprawek w katalogu

przedmiotów;

2) aktualizować sylabusy na podstawie danych dostarczonych przez osoby prowadzące

zajęcia;

3) informować studentów, doktorantów i słuchaczy oraz osoby prowadzące zajęcia o ich

obowiązkach określonych w niniejszym regulaminie;

4) udzielać studentom, doktorantom i słuchaczom oraz osobom prowadzącym zajęcia

pomocy przy rozwiązywaniu problemów wynikających z realizacji obowiązków,

określonych w niniejszym regulaminie;

5) przypisywać osoby prowadzące zajęcia do grup zajęciowych dla poszczególnych

przedmiotów na podstawie indywidualnych kart obciążeń i w terminach zatwierdzonych

przez dziekana;

6) wprowadzać i weryfikować dane osobowe studentów, doktorantów i słuchaczy;

7) administrować danymi związanymi z tokiem studiów i dokumentacją przebiegu

studiów;

8) uaktualniać dane niezbędne do generowania sprawozdań na rzecz instytucji

zewnętrznych np. GUS oraz na potrzeby przekazywania danych do systemów

zewnętrznych np. POL-on;

9) generować w systemie USOS protokoły zaliczeniowe i egzaminacyjne, nie później niż

miesiąc przed rozpoczęciem sesji egzaminacyjnej oraz określania daty ich zwrotu;

10) generować karty okresowe osiągnięć studenta, doktoranta i słuchacza;

11) przechowywać i archiwizować protokoły egzaminacyjne i zaliczeniowe.

2. Specjalista ds. kadr ma obowiązek wpisywać do USOS dane osób prowadzących zajęcia.

 

 

 

Informatycy wyznaczeni w ChAT do obsługi USOS mają obowiązek:

1) dbać o niezawodność działania sieci i sprzętu komputerowego obsługującego USOS i

aplikacje z nim stowarzyszone;

2) generować indywidualne konta w systemie USOS umożliwiające dostęp do aplikacji

USOS dla studentów, doktorantów, słuchaczy i osób prowadzących zajęcia;

3) udzielać wsparcie techniczne i merytoryczne osobom prowadzącym zajęcia, pracownikom

ChAT, studentom, doktorantom i słuchaczom upoważnionym do korzystania z USOS oraz

aplikacji USOS;

4) wspierać pracowników administracyjnych oraz pracowników zarządzających procesem

dydaktycznym w jednostce, w procesie korzystania z danych zawartych w USOS, w

sytuacjach niestandardowych wymagających umiejętności informatycznych.

 

 

 

Do obowiązków wyznaczonego w ChAT pełnomocnika Rektora ds. USOS należy:

1) kontrolowanie poprawności danych pod względem formalnym związanych z przebiegiem

studiów wprowadzonych do USOS przez pracowników dziekanatów;

2) pełnienie w ChAT roli konsultanta z zakresu obsługi spraw studiów w USOS;

3) udzielanie studentom, doktorantom, słuchaczom, osobom prowadzącym zajęcia oraz

innym właściwym pracownikom ChAT wsparcia przy rozwiązywaniu bieżących

problemów związanych z korzystaniem z systemu USOS.

 

 

 

Regulamin wchodzi w życie dnia 30 kwietnia 2015 r.