Załącznik nr 1
do zarządzenia nr 23/2022
Rektora ChAT w Warszawie
z dnia 30.09.2022 r.

Procedura nadawania upoważnień do przetwarzania danych osobowych
w Chrześcijańskiej Akademii Teologicznej w Warszawie.

§ 1.
Wstęp

1. Celem procedury jest nadanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych na podstawie
art. 29 i art. 32 ust. 4 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia
27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE L. z 2016 r. 119.1 z późn. zm).
2. Procedura obowiązuje każdą osobą, która jest dopuszczana do przetwarzania danych osobowych.
3. Za realizowanie niniejszej procedury odpowiadają:
1) administrator danych, zatwierdzający upoważnienia lub ich zmiany,
2) bezpośredni przełożeni oraz pracownik działu kadr w przypadku zatrudnienia osoby na samodzielnym stanowisku, odpowiedzialni za przygotowanie wniosku o nadanie upoważnienia oraz wszelkich zmian zakresu upoważnienia,
3) osoba upoważniana/ zobligowana do przyjęcia upoważnienia lub jego zmiany.
4. Do przetwarzania danych osobowych mogą zostać dopuszczone tylko i wyłącznie osoby, które otrzymały pisemne upoważnienie od administratora danych. Upoważnienia są nadawane w formie pisemnej i wymagają zatwierdzenia przez administratora danych oraz potwierdzenia przyjęcia przez osobę upoważnioną.

§ 2.
Wniosek o nadanie upoważnienia

1. W momencie otrzymania informacji o zatrudnieniu lub rozpoczęciu współpracy w ramach zlecenia, wolontariatu, stażu, praktyk wymagających przetwarzania danych osobowych, przed dopuszczeniem osoby do przetwarzania danych osobowych, należy przygotować wniosek o nadanie upoważnienia, według wzoru, stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszej procedury.
2. Za przygotowanie wniosku są odpowiedzialni:
1) bezpośredni przełożony lub opiekun nowego pracownika/współpracownika,
2) pracownik działu kadr w przypadku zatrudnienia osoby na samodzielnym stanowisku.
3. Osoba odpowiedzialna za przygotowanie wniosku o wydanie upoważnienia wskazuje w nim swoje dane (jako wnioskodawcy), dane osoby upoważnianej oraz zakres upoważnienia 
i okres jego obowiązywania.
4. Prawidłowo wypełniony wniosek wnioskodawca niezwłocznie przekazuje do administratora danych – za pośrednictwem pracownika działu kadr.

§ 3.
Nadanie upoważnienia

1. Nadanie upoważnienia odbywa się poprzez zatwierdzenie przez administratora danych i wydanie upoważnienia, według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszej procedury.
2. Zatwierdzony wniosek stanowi upoważnienie do przetwarzania danych, które jest niezwłocznie przekazywane przez wnioskodawcę do osoby upoważnionej.
3. Osoba upoważniona przyjmuje upoważnienie oraz zobowiązuje się do zachowania poufności zgodnie z treścią upoważnienia, co potwierdza złożeniem podpisu na upoważnieniu.
4. Jeżeli upoważnienie uprawnia także do przetwarzania danych w systemach informatycznych, wnioskodawca przekazuje do administratorów odpowiednich systemów informację o zakresie upoważnienia do tych systemów w celu nadania osobie upoważnionej niezbędnych uprawnień.
5. Wnioskodawca przekazuje upoważnienie do pracownika działu kadr.
6. Upoważnienie jest przechowywane u pracownika działu kadr wraz z umową osoby upoważnionej.

§ 4.
Zmiana zakresu upoważnienia

1. Upoważnienie jest zmieniane niezwłocznie po zmianie zakresu obowiązków osoby upoważnionej
w zakresie zgodnym ze zmianą, która nastąpiła, poprzez wydanie nowego upoważnienia.
2. Zmiana zakresu upoważnienia odbywa się poprzez zatwierdzenie przez administratora danych wniosku o nadanie upoważnienia, zgodnie z procedurą nadawania upoważnień.
3. Nowe upoważnienie zastępuje stare.
4. Za przygotowanie wniosku są odpowiedzialni:
1) bezpośredni przełożony lub opiekun osoby upoważnionej,
2) pracownik działu kadr w przypadku zatrudnienia osoby na samodzielnym stanowisku.
5. Osoba odpowiedzialna za przygotowanie wniosku o wydanie upoważnienia wskazuje w nim swoje dane (jako wnioskodawcy), dane osoby upoważnianej, której upoważnienie ma ulec zmianie, nowy zakres upoważnienia i okres jego obowiązywania.
6. Prawidłowo wypełniony wniosek wnioskodawca niezwłocznie przekazuje do administratora danych – za pośrednictwem pracownika działu kadr.
7. Dalsza część procedury jest realizowana zgodnie z § 3 ust. 4, 5 i 6.

§ 5.
Odwołanie upoważnienia

1. Za odwołanie upoważnień odpowiedzialny jest administrator danych.
2. Upoważnienie jest odwoływane niezwłocznie:
1) po zakończeniu współpracy z osobą upoważnioną, jeżeli nastąpiła przed końcem okresu obowiązywania upoważnienia lub w upoważnieniu nie wskazano, że wygasa w dniu zakończenia współpracy,
2) po zmianie obowiązków osoby upoważnionej, w zakresie takim, że dalsze przetwarzanie danych nie będzie miało miejsca,
3) po odejściu pracownika na dłuższe zwolnienie lekarskie lub bezpłatny urlop (jeżeli przekracza
6 miesięcy),
4) na wniosek inspektora ochrony danych.
3. Za przygotowanie wniosku są odpowiedzialni:
1) bezpośredni przełożony lub opiekun osoby upoważnionej,
2) pracownik działu kadr w przypadku zatrudnienia osoby na samodzielnym stanowisku,
3) inspektor ochrony danych.
4. Osoba odpowiedzialna za przygotowanie wniosku wskazuje w nim swoje dane (jako wnioskodawcy), dane osoby upoważnianej, której upoważnienie ma zostać odwołane, przyczynę odwołania oraz datę obowiązywania odwołania.
5. Prawidłowo wypełniony wniosek wnioskodawca niezwłocznie przekazuje do administratora danych – za pośrednictwem pracownika działu kadr.
6. Odwołanie upoważnienia odbywa się poprzez zatwierdzenie przez administratora danych.
7. Zatwierdzony wniosek stanowi odwołanie upoważnienia do przetwarzania danych, które jest niezwłocznie przekazywane przez wnioskodawcę do:
1) administratorów systemów informatycznych,
2) osób współpracujących z osobą upoważnioną,
3) osoby upoważnionej, o ile takie przekazanie jest możliwe.
8. Wnioskodawca przekazuje odwołanie upoważnienia do działu kadr.
9. Odwołanie upoważnienia jest przechowywane w dziale kadr wraz z umową osoby upoważnionej.

Załączniki:
1. Wzór wniosku o nadanie/ zmianę / odwołanie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w Chrześcijańskiej Akademii Teologicznej w Warszawie.
2. Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.